訪問介護や通所介護などの介護保険サービスや就労継続や共同生活援助などの障害福祉サービス、そして放課後等デイサービスや児童発達支援の障害児通所サービスなどでは毎月、管轄の国民健康保険団体連合会（国保連）に請求業務を行わなければなりません。
この作業をしないと、事業所に給付費、つまり、一般の企業でいう売り上げが入ってきません。

今までは、請求業務を行うにあたり請求ソフトを活用することが一般的でした。そして、その請求ソフトには各社様々な機能を実装したものを世に出しています。
ご利用者様への請求書までデータが連動しているものや、ヘルパーのシフト管理が可能なもの、中には、ペーパーレス化としてスマホやタブレットで連動しているものなど多岐にわたります。

ここ最近普及しつつあるのが、請求ソフトを不要とする請求代行サービスです。請求代行サービスの一番の売りはやはり請求業務を外部へ委託できるということです。その便利さや初心者でも利用しやすいことで急激に普及が進んでいます。

2.請求ソフトのメリット・デメリット

請求ソフト提供会社によって機能は様々ですが請求ソフトのメリットとしてはやはりその多機能性にあります。

一つの情報を入力すればその情報を共有できるものは連動して活用できる。今まで、エクセルなどの表計算ソフトで管理していた複数の書類が請求ソフトを利用すれば一元的に管理できるといったものです。近年では、スマホやタブレットを活用して現場の状況をいち早く本社へ連絡できるようになるなど、さらに進化が進んでいます。

どんどん効率化が進んでおり、将来的には１００％ペーパーレス化になりスマホやタブレットで請求業務が全て完了してしまうという時代が来るかもしれませんね。

しかし、そんな万能な請求ソフトでもやはりデメリットはあります。
一番のデメリットとしてはやはりどんな請求ソフトでも結局、操作方法を覚えなくてはいけないということです。
パソコンが苦手な方々にとってはそもそも請求ソフトが活用できないということもあります。請求を簡単にするために請求ソフトを導入したのに、操作方法を覚えるのに一苦労で結局請求業務の負担がなくなっていない、という声もよく聞きます。

また、請求ソフトならではの多機能性ですが、多機能性を求めれば求めるほど月額料金が高くなる傾向にあるようです。
また、事業所によってはこんな機能はいらないのに、といった機能が標準装備されていたりと全ての機能を有効活用できているわけではなさそうです。

複数サービスを提供している事業所では、サービスごとに請求ソフトを使い分けていたりと毎月5万円以上支払っている所もあるようです。特に移動支援事業への対応は遅れており、移動支援事業の請求ソフトが極めて少ないのも喫緊の課題です。

そして、請求ソフトを利用している事業所では必ず請求ソフトの月額料金とそれを操作するスタッフの人件費がかかってしまいます。意外と請求業務だけに費やす費用が大きいということがデメリットとしてあります。

死活問題に発展するデメリットとして、今まで請求ソフトを操作していたスタッフが急に退職するというケースがあります。この場合は、どんなに優秀な請求ソフトを導入していても解決できません。そして、この問題が意外と多いようです。

請求ソフトも万能ではない、ということですね。

3.請求代行サービスのメリット・デメリット

請求代行サービス業者によってサービス内容は様々ですが請求代行サービスのメリットとしてやはりその手軽さがあります。

毎月1日から10日は請求業務に時間を割いていたものが、請求代行サービスを活用することによって時間の余裕ができ本業に専念できます。中には、ご利用者様への請求書の発行や代理受領額通知書の発行、過誤申立まで代行してくれる業者もありそれらを活用すると請求ソフトとは比較にならないほど時間的余裕ができます。

また、請求業務の専門家ということもあり、請求ソフトではミスになるようなものでもしっかりと請求を通してくれるというメリットがあります。ご利用者様が受給者証の更新を忘れていた、サービス提供日に違う事業所の利用が発覚した、利用がないのに上限額管理だけしてくれと言われた、過誤申立の方法がわからない、こういった日々のトラブルでも請求代行サービスを活用しておればほとんどの業者は対応してくれるところも請求ソフトでは不可能なメリットの部分です。

請求代行サービスを活用しておれば、請求ソフトのデメリットでお話しした死活問題、つまり、請求ソフトの操作ができるスタッフが急に退職したとしても何ら問題がありません。つまり、毎月安定した収入が期待できるのです。

では、こんな楽々請求代行サービスですがデメリットはないのでしょうか？もちろん、ありますね。

最も、デメリットとして挙げられるのは一般的に請求代行サービスは高額になりがち、という所です。
請求代行サービス業者によっては月額5万円～10万円程度かかる所もあるようです。

また、これは請求ソフトと同じなのですが一般的には請求業務以外にもご利用者様請求書の発行などオプションサービスをつけるとさらに高額になります。時間的余裕を優先するのか料金を優先するのか悩むところですね。

そして、請求ソフトの業界と比べて成熟している分野ではないので請求代行サービス業者によっては専門家と呼べないような業者も中にはいるようです。今では、そんな未熟な業者でもホームページ制作会社に頼めば、さも専門家のようなホームページを持つことができるのでホームページで判断することは難しいといえるでしょう。問い合わせをしてしっかりと話をして判断したいものですね。

 

4.まとめ

請求ソフトも請求代行サービスもそれぞれにメリットとデメリットはあります。そのため一概にはどちらが優れているとは言い切れません。しかし、ケース別に以下のように分類できるでしょう。

・ヘルパーなども含めたスタッフがパソコンやスマホなどの知識が豊富であれば請求ソフト導入がおすすめ
・パソコンが得意で福祉業界の経験もあるなら請求ソフト導入がおすすめ
・パソコンが得意でも福祉業界の経験がない場合は請求代行サービスがおすすめ
・パソコンが苦手で福祉業界の経験がある場合は請求代行サービスがおすすめ
・パソコンが苦手で福祉業界の経験もない場合は間違いなく請求代行サービスがおすすめ
・災害やスタッフの退職リスクを考えるなら請求代行サービスがおすすめ


いかがでしたか？ここまで請求ソフトと請求代行サービスのメリット・デメリットを見てきました。
それぞれの事業所様にあったサービスを選択できるようにこの記事が少しでも皆様の助けになれば幸いです。


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